FLOW
Nach Einsätzen mit Gefahrstoffkontakt bleibt die Dokumentation oft lückenhaft, die Meldung an die DGUV-Datenbank aufwendig und die jahrzehntelange Archivierung mit Papier oder Excel kaum zuverlässig – mit Risiken für Gesundheit und Rechtssicherheit von Einsatzkräften und Trägern.
Nach einem Einsatz mit Gefahrstoffkontakt bleibt oft keine Zeit für aufwändige Dokumentation, sodass Angaben unvollständig oder zu spät erfasst werden. Über die Crew-App hält die Einsatzkraft Tätigkeit und Gefahrstoff sofort und vollständig fest.
Papierakten oder Excel-Listen lassen sich über die gesetzlich vorgeschriebenen 40 Jahre kaum zuverlässig führen. FLOW überträgt jede erfasste Exposition automatisch an die DGUV ZED, wo sie dauerhaft und rechtssicher gespeichert wird, sodass Nachweise auch nach Jahrzehnten vollständig auffindbar sind.
Die manuelle Übertragung an die Zentrale Expositionsdatenbank der DGUV kostet Zeit und birgt Fehler. FLOW übermittelt erfasste Expositionen automatisch an die ZED – aktuell als einzige Feuerwehr-Verwaltungssoftware mit dieser direkten Anbindung.
Einsatzkräfte erfassen Gefahrstoffkontakte unmittelbar über die Crew-App – ohne separaten Verwaltungsschritt. Angaben zu Tätigkeit, Dauer und Gefahrstoff werden strukturiert hinterlegt, sodass Expositionen vollständig und zeitnah dokumentiert werden.
Erfasste Expositionsdaten werden automatisch an die Zentrale Expositionsdatenbank der DGUV übermittelt. Sachbearbeitung und Wehrführung müssen nichts mehr manuell in externe Portale übertragen – die Meldung erfolgt korrekt und fristgerecht.
Jede erfasste Exposition wird mindestens 40 Jahre digital und rechtssicher gespeichert, wie es die gesetzliche Archivierungspflicht vorschreibt. Träger und Wehrführung verlassen sich nicht mehr auf Papierakten oder Excel-Dateien, die verloren gehen.
Wer wann welchem Gefahrstoff ausgesetzt war, lässt sich lückenlos nachvollziehen. Das schafft eine belastbare Grundlage für Gesundheitsfragen und spätere Nachfragen – und gibt der Einsatzkraft die Sicherheit, im Ernstfall abgesichert zu sein.
Erfassung, Meldung und Archivierung laufen in einem System zusammen, sodass Mehrfacharbeit aus separater Dokumentation und manueller Übertragung entfällt. Wehrführung und Sachbearbeitung behalten jederzeit den Überblick über offene Meldungen.
Kontakt mit Gefahrstoffen im Einsatz kann sich gesundheitlich erst Jahre später auswirken. Der Gesetzgeber schreibt deshalb eine lückenlose Dokumentation vor, damit spätere Erkrankungen einer konkreten Exposition zugeordnet werden können. Für Einsatzkräfte ist das persönlicher Gesundheitsschutz, für Träger und Wehrführung eine verbindliche Pflicht mit rechtlichen Konsequenzen bei Vernachlässigung.
Einsatzkräfte erfassen die Exposition direkt über die Crew-App, in der Regel unmittelbar nach dem Einsatz. Angaben zu Gefahrstoff, Tätigkeit und Dauer werden strukturiert erfasst und im System gespeichert. So entsteht die Dokumentation dort, wo das Ereignis stattfindet, statt später aus der Erinnerung nachgetragen zu werden.
Die Zentrale Expositionsdatenbank (ZED) der DGUV sammelt bundesweit Angaben zu Gefahrstoffkontakten von Einsatzkräften, um Belastungen über lange Zeiträume nachvollziehbar zu halten und im Krankheitsfall eine Verbindung zum Einsatzdienst zu prüfen. FLOW übermittelt erfasste Expositionen automatisch an diese Datenbank, sodass die gesetzliche Meldepflicht ohne zusätzlichen Verwaltungsschritt erfüllt wird.
Gesetzlich vorgeschrieben ist eine Archivierung von mindestens 40 Jahren, da gesundheitliche Folgen einer Gefahrstoffexposition oft erst nach langer Zeit auftreten. Mit Papierakten oder Excel-Listen ist das kaum zuverlässig zu leisten. FLOW speichert jede erfasste Exposition dauerhaft digital, sodass Nachweise auch nach Jahrzehnten vollständig auffindbar bleiben.
Die Verantwortung liegt in der Regel bei Wehrführung und Sachbearbeitung, während die Erfassung durch die Einsatzkraft selbst erfolgt. FLOW unterstützt beide Seiten: Die Einsatzkraft dokumentiert über die Crew-App, Wehrführung und Sachbearbeitung behalten jederzeit den Überblick über gemeldete Expositionen und deren Vollständigkeit, ohne jede Meldung selbst anstoßen zu müssen.
Fehlt eine vollständige Dokumentation, lässt sich später kaum noch nachweisen, wann und wodurch eine Einsatzkraft einem Gefahrstoff ausgesetzt war. Das erschwert die Anerkennung gesundheitlicher Folgen und gefährdet den persönlichen Schutz der Betroffenen. Zusätzlich drohen Träger und Wehrführung rechtliche Konsequenzen, wenn die Meldepflicht nicht nachweislich erfüllt wurde.
FLOW verbindet Erfassung, Meldung und Archivierung in einem System: Die Einsatzkraft erfasst über die Crew-App, die Daten werden automatisch an die Zentrale Expositionsdatenbank der DGUV übermittelt und mindestens 40 Jahre rechtssicher gespeichert. Papier oder Excel erfordern dagegen mehrere manuelle Schritte und bergen deutlich mehr Übertragungsfehler.
Einsatzkräfte kommen bei Bränden, Chemieunfällen oder technischer Hilfe regelmäßig mit Gefahrstoffen in Kontakt – oft ohne dass die Belastung im Moment spürbar ist. Gesundheitliche Folgen zeigen sich häufig erst Jahre oder Jahrzehnte später, wenn frühere Expositionen längst nicht mehr präsent sind. Der Gesetzgeber verlangt deshalb eine lückenlose Dokumentation, eine 40-jährige Archivierung und die Meldung an die Zentrale Expositionsdatenbank der DGUV. In der Praxis scheitert das oft an fehlender Zeit direkt nach dem Einsatz, unklaren Zuständigkeiten und Medienbrüchen zwischen Einsatzprotokoll, Verwaltung und externer Meldestelle. Wie sich Erfassung, Meldung und Archivierung sinnvoll verzahnen lassen und welche Rolle die Digitalisierung dabei spielt, beleuchten wir vertiefend im Blog.